Bien démarrer avec Kantree

Bienvenue dans Kantree !

Ce guide vous aidera à vous lancer et à vous familiariser avec les concepts clés de l’application.

Si vous préférez regarder une vidéo, voila un get tutoriel qui vous dressera un aperçu rapidement de tout ce que nous abordons dans ce guide. La video est anglais.

Créer une organisation

Dans Kantree, les projects que vous créez appartiennent à des organisations. Vous pouvez voir une organisation comme un espace où votre équipe (ou bien votre entreprise) peut travailler ensemble.. Vous pouvez inviter vos collègues à vous rejoindre dans l’organisation

create organization

Après votre inscription, vous arrivez sur le formulaire de création d’organisation. Donnez juste un nom pour continuer.

Si vous voulez rejoindre une organisation déjà existante dans Kantree, demandez à l’un de ses membres de vous inviter.

Créer un projet

Une fois que vous avez créé votre compte Kantree, vous arrivez sur votre tableau de bord. Il est temps de créer votre premier projet et de commencer à travailler !

  1. Cliquez sur le gros bouton + nouveau projet. Une nouvelle fenêtre apparaîtra. dashboard

  2. Choisissez le nom de votre projet. Ne vous inquiétez pas, vous pourrez le modifier à tout moment.

  3. Vous pouvez configurer les droits d’accès à votre projet. Par défaut, seuls les membres de votre organisation et les personnes que vous invitez peuvent y accéder. De plus amples détails sont disponibles dans notre guide sur la collaboration.

  4. En dessous, vous pouvez choisir un modèle (ou gabarit) de projet. Pour l’instant, restez sur Projet simple et cliquez sur commencer.

Vous pouvez importer des projets depuis des services externes - dont Github, Trello et Asana - en cliquant sur le bouton importer des projets

Les bases

Avant de commencer à jouer avec votre nouveau projet, voila un bref aperçu des quelques concepts clés, sous-jacents à tout projet Kantree.

The basics

  1. Au fondement de chaque projet, vous trouverez les cartes. Les cartes sont les objets les plus simples à manipuler dans un projet et représentent habituellement votre travail et vos idées: n’importe quoi qui puissent être réalisés, comme un appel téléphonique ou un bug à résoudre, ou que l’on doit conserver, comme le compte-rendu d’une réunion ou un contact commercial important. Vous pouvez créer autant de cartes que vous le souhaitez. Les cartes sont complètement configurables et adaptables selon vos besoins (plus d’info dans notre guide sur la personnalisation).

  2. Pour donner plus de sens à vos cartes, vous pouvez les organiser dans des groupes. Ces groupes peuvent vous aider à gérer votre flux de travail au jour le jour, ou vous aider à trier vos idées ou même vos contacts. Vous pouvez avoir plusieurs collections de groupes dans le même projet, qui répondent à des logiques différentes de groupement de cartes (plus d’info dans notre guide sur la personnalisation.

  3. Enfin, dans un projet, vous bénéficiez de plusieurs outils de visualisation pour vos cartes et vos groupes. Le tableau Kanban est généralement celui qui vous sera le plus utile au quotidien, mais vous pouvez tirer parti des autres outils (calendrier, timeline, tableur, journal) dans des cas particuliers.

L’espace de travail de votre projet

Il y a 4 zones différentes à l’écran :

workspace

  1. La zone principale est dédié au contenu de votre projet. Selon l’outil de visualisation selectionné (comme Kanban, Timeline, Journal ou Rapports), vous verrez vos cartes et groupes de manière différente.

  2. Ceci est le coin des outils de navigations et de filtre. Vous pouvez :

    • accéder aux autres projets ou à votre tableau de bord, and cliquand l’icone de navigation (en haut à gauche)
    • changer d’outil (comme Kanban, Timeline, Journal ou Rapports)
    • changer le filtre ou le mode de groupement de vos cartes (si cela est disponible dans l’outil en cours d’utilisation)
    • Sauvegarder et activer des vues configurées (une vue sauvegarde un outil, un filtre, un groupement, et quelques autres options dépendant de l’outil utilisé).
  3. Les menus de paramètres du projet sont en bas à gauche, vous pouvez y trouver :

    • le menu de configuration du projet dans lequel vous pouvez gérer les droits d’accès, modifier l’apparence de votre projet, ou bien les contextes et les modèles de cartes disponibles ou encore les différents services externes associés (github, slack, gitlab)
    • un guide pour votre projet qui contient des instructions d’usage et des informations (seuls les administrateurs peuvent l’éditer)
    • un arbre représentant les différents niveaux de hierarchie entre les cartes de votre projet, utile si vous créez des sous-tableaux
    • un module de discussion dans lequel sont affiché les membres actuellement connectés sur le projet
  4. En haut droit se trouvent les menus relatifs à votre compte utilisateur : Vous pouvez accéder à votre compte, voir la liste des cartes qui vous sont assignées, ou voir la liste de vos notifications. Vous trouverez aussi un module de recherche qui vous permet de trouver une carte dans n’importe quel projet de n’importe quelle organisation à laquelle vous avez accès.

Maintenant que vous avez une meilleur compréhension de l’interface de votre espace de travail, vous pouvez peut-être y inviter des membres de votre équipe pour que vous puissiez travailler ensemble.

Ajouter des cartes et des groupes

Dans un projet vide, vous commencez avec un tableau Kanban vide, sans cartes ni colonnes.

Cliquer le bouton + pour ajouter quelques colonnes.

Dans un premier temps vos groupes peuvent representer des étapes dans vos flux et procès de travail. De cette manière, tout le monde peut voir d’un seul coup d’oeil l’état d’avancement de votre projet. Le plus simple est de commencer avec les groupes A faire, En cours, Fait.

basic-workflow

Ensuite, vous pouvez ajouter quelques cartes dans votre tableau.

Cliquez sur Ajouter une carte en bas d’une colonne pour créer une nouvelle carte dans ce group.

Dans notre cas, les cartes représentent des tâches à réaliser pour faire avancer votre projet.

basic-cards

En faisant glisser les cartes et les colonnes, vous pouvez :

  • déplacer une carte dans une autre colonne,
  • réordonner une colonne en changeant la position de ses cartes.
  • re-organiser les colonnes dans votre espace de travail.

dnd

Les cartes

Les cartes peuvent être plus complexes qu’un simple intitulé. Vous pouvez ajouter beaucoup plus d’informations à vos cartes, pour collaborer plus facilement avec les membres du projet.

Il suffit de cliquer sur une carte pour accéder à son contenu : vous accéder à la vue de carte. Vous pouvez choisir de l’afficher dans une nouvelle fenêtre ou fixée à droite de votre espace de travail.

Structure d’une carte

Voila ce que vous pouvez trouver sur une vue de carte

card-layout

  1. Titre : nom de la carte. Cliquer pour éditer

  2. Réference de carte : un identifiant unique pour la carte dans ce projet

  3. Description : Attribut de votre carte qui vous permez d’ajouter des informations textuelles à la carte, comme la description d’un idée ou les étapes de reproduction d’un bug

  4. Activité : tous les commentaires et modifications apportées à la carte en ordre chronologique. Vous pouvez ajouter de nouveaux commentaires ou logguer des informations

  5. Sous-cartes: ajoutez des sous-cartes à une carte. Les sous-cartes sont elles-mêmes de vraies cartes, vous pouvez les ouvrir en cliquant dessus, et ainsi leur donner des échéances et les assigner.

  6. Attributs : ajoutez différents types d’information à votre carte. Kantree propose des attributs par défaut, mais vous pouvez créez les vôtres.

  7. Menu d'action : Archiver, copier, déplacer, supprimer et d’autres actions disponibles

  8. Le modèle actuel de la carte : un modèle de carte est une structure de carte qui pré-configure la couleur et les attributs disponibles des cartes qui utilisent ce modèle (plus d’info dans notre guide sur la personnalisation

  9. Un bouton "ajouter un attribut" (uniquement pour les administrateurs du projet) : Permet d’ajouter un attribut au modèle actuel de la carte. Si cette carte n’a pas de modèle, l’attribut sera rendu disponible à toutes les cartes du projet (apprenez-en plus dans notre guide sur la personnalisation des cartes)

Editer les attributs

Les attributs sont des éléments d’informations attachés à la carte. Les cartes ont par défaut les attributs suivants:

  • Description: un texte décrivant la carte
  • Assignés: membres du projet assignés à cette carte. Ils sont abonnés à la carte et à son flux d’activité.
  • Libellés: étiquette colorées pour repérer et filtrer rapidement un groupe de cartes.
  • Échéance: date à laquelle la carte doit être terminée. Les assignées recevront un rappel 24h avant l’échéance.
  • Fichiers joints: téléchargez des documents sur la carte.

Kantree vous laisse personnaliser entièrement les attributs de vos cartes ainsi que leur mise en page (voir le guide sur la personnalisation des cartes)

Commenter une carte

Les commentaires permettent de discuter avec vos collaborateurs à propos d’une carte ou d’une partie d’un projet. Ils sont accessibles dans l’onglet Activités de la carte et s’affichent en temps réel.

comment box

Vous pouvez choisir d’utiliser l’éditeur de syntaxe markdown ou l’éditeur de traitement de texte plus classique. Veuillez noter que Kantree supporte la syntaxe Markdown de Github.

Mentionnez un membre dans un commentaire avec @username pour le notifier de votre contribution. C’est un moyen rapide d’attirer son attention pour qu’il rejoigne immédiatement la conversation.

mentions dropdown

Faîtes un lien vers une autre carte en ajoutant son identifiant au format #id. Cela permet d’ouvrir la carte citée depuis le commentaire sans devoir changer de page.

Ajouter des sous-cartes

Vous pouvez ajouter des sous-cartes à une carte à partir de l’onglet sous carte dans la vue de carte. Les sous-cartes sont des cartes à part entière, et par conséquent, offre les même possibilités de personnalisation et d’édition qu’une carte classique.

sous-cartes

Depuis la liste de sous-cartes, vous pouvez renommer les cartes, les marquer comme terminées, ou les éditer en cliquant sur la référence de la carte.

Vous pouvez afficher vos sous-cartes directement dans votre Kanban. Il suffit de cliquer sur le bouton nombre de sous-cartes.

taches dans les cartes

Personnaliser les cartes

Dans vos projets, il se peut que certaines tâches soient complètement différentes dans la manière d’être traitées. Ainsi, il faudra réunir des informations, des compétences et des connaissances différentes en vue de leur résolution.

Les cartes sont personnalisables pour adhérer à cette variété, en vous permettant de créer différents types d’attributs.

Seuls les administrateurs du projet peuvent éditer les modèles de carte.

Vous pouvez changer le modèle d’une carte rapidement dans l’en-tête de la vue de carte.

change card model

Vous pouvez rapidement éditer la collection d’attributs du modèle de la carte en cours dans la vue de carte.

card-models

Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans notre guide sur la personnalisation des cartes

Filtrer les cartes

Vous pouvez filtrer les cartes d’un tableau pour ne faire apparaître que les cartes qui vous intéressent.

filter

Donnez des mots dans le champs de texte pour chercher filtrer les titres des cartes. Vous avez aussi plusieurs options dans le menu de filtre pour créer des recherches plus précises.

Kantree possède un langage de requête perfomant appelé KQL (Kantree Query Language). Il vous permet de faire des recherches très précises dans votre projet. Apprenez en plus sur le KQL.

Vous apprendrez plus tard comment sauvegarder un filtre pour les ré-utiliser simplement.

Grouper par contexte et attribut

Depuis le début du guide, nous somme restés dans le tableau Kanban, et nous avons créé quelques colonnes représentant votre flux de travail. Mais comment faire pour ajouter quelques jalons dans notre projet et pour leur attacher quelques cartes ?

Voici venir le menu groupé par : vous pouvez selectionner d’autres manières de grouper vos cartes dans votre projet.

Ceux par défaut sont :

  • Listes : utilisées habituellement pour gérer le flux de travail en cours sur votre projet
  • Jalons : pour planifier les itérations de travail.
  • Assignées : pour lister vos cartes par membres assignés, vient des attributs des cartes du projet
  • Libellés : pour spécifier et organiser vos cartes par topic ou sujets, vient également des attributs des cartes du projet.

contexts switcher

En utilisant toujours le tableau Kanban, choisissez de grouper vos carte par Jalons, et ajoutez rapidement quelques jalons

milestones set

Déplacez vos cartes et réordonnez les colonnes comme vous l’avez déjà vu plus tôt dans ce guide.

Quand une carte n’appartient à aucun groupe de ce groupé par, elle est placée dans la colonne non-groupées.

Listes, Jalons et Libellés peuvent être personnalisés de manière assez poussée dans leur menu de paramètre

customize group

Pour plus d’info, allez voir le guide sur la personnalisation des groupes et celui sur comment organiser un projet.

Utiliser les Swimlanes

Vous avez sûrement dû apercevoir la colonne swimlanes dans le menu groupé par.

select swimlanes

Elle vous permet de choisir une seconde manière de grouper vos cartes qui ajoutera une seconde dimension à vos colonnes Kanban.

swimlanes

Dans cet exemple, vous aurez votre workflow de gauche à droite (en colonnes) et vos labels de haut en bas (en lignes).

Vous pouvez créer des cartes dans n’importe quelle cellule de votre tableau, vous pouvez aussi réordonner ou cacher vos colonnes et vos lignes.

Retrouvez une présentation plus complète des swimlanes dans notre guide.

Sauvegarder une configuration de vue

En choisissant un mode de vue, un groupé par et un filtre, vous pouvez définir une vue très particulière du projet.

Par exemple, vous voulez voir toutes les cartes dans la Milestone 1 triées par labels dans la vue Tableur :

custom-view

Sauvegardez cette configuration de vue en cliquant sur le bouton + dans la barre latérale de gauche.

custom-view-menu

Donnez un nom à cette vue, et sauvegardez. Vous pouvez maintenant accéder à cette vue quand vous le souhaitez.

Cela permet de créer des raccourcis de navigation puissants, pour piloter efficacement vos projets.

Kantree a 3 vues sauvegardées par défaut que nous vous laissons découvrir.

Apprenez-en plus dans cette autre guide.

Changer d’outil de visualisation

Le tableau Kanban n’est pas suffisant pour travailler efficacement sur un projet.

Et si vous devez gérer des échéances critiques ? comptabiliser les heures travaillées et les coûts ? Et si vous devez recuperez des retours clients ? Controler la productivité et les progrès de l’équipe ?

Et oui, Kantree a des outils qui conviendront à toutes ces situations !

view-mode-selector

Apprenez-en plus sur tous ces outils dans le guide sur comment organiser votre projet.

Intégrations avec d’autres applications

Kantree vous permet de connecter d’autres applications à votre compte pour pouvoir importer et/ou synchroniser vos donner avec des services complémentaires.

integrations

Actuellement, Kantree prend en charge :

  • Asana & Asana: import de projets et tableaux
  • Github & Gitlab: synchronisation bi-directionnelle de ticket et commits

Où aller maintenant

Vous avez appris tout ce dont vous avez besoin pour bien démarrer avec Kantree, mais il y a beaucoup plus à découvrir.

Guides avancés - comment tout organiser efficacement

Vos projets peuvent être organisés de manière simple et efficace avec Kantree, apprenez tout des fonctionnalités de Kantree, et utilisez-le à votre façon.

Personnaliser intégralement Kantree

Des cartes aux groupes en passant par les projets eux-mêmes, personnalisez votre expérience avec Kantree de sorte qu’il convienne parfaitement à vos besoins. Apprenez-en plus dans ces deux guides:

customize everything

Inviter votre équipe et collaborer

Apprenez comment collaborer simplement avec votre équipe grâce à Kantree, dans le guide sur la collaboration.

collaboration guide

Suivre votre avancement dans l’outil de Reporting

Créez des tableaux de bord en ajoutant des widgets de graphiques, de diagrammes, de tableaux, de requêtes et de listes de cartes.

Vous retrouverez des diagrammes de charge de travail, des diagrammes cumulatif de flux, des temps de cycles, des diagrammes de répartition de cartes, des diagrammes burndown (Scrum)… Vous pouvez aussi ajoutez n’importe quel résultat de requete KQL (voir plus haut, Filtrer vos cartes)

Apprenez-en davantage dans le guide sur le Reporting d’activités.

analytics

Controler vos échéances dans les outils de planning

Pour ceux qui préfèrent gérer leurs projets en contrôlant leur temps, vous trouvez une timeline et un calendrier, pour que la gestion de vos échéances soit plus visuelle.

Apprenez-en plus sur les outils de planning dans cet autre guide

the timeline view

Créer des cartes à partir de formulaire

En utilisant notre générateur de formulaire, vous pouvez fournir un formulaire public à des personnes extérieures au projet.

Chaque fois que formulaire est envoyé, une carte sera créée dans votre projet, dans le groupe défini, avec ses attributs déjà remplis.

Plus d’info dans le guide sur les formulaires.

Form generator

Comptabiliser les heures travaillées et les coûts avec les logs

Dans vos cartes, vous pouvez logguer n’importe quelle information structurée. L’application la plus évidente est la comptabilisation du temps (ou time tracking).

Plus d’info sur le guide sur les logs.

Log-in-card

Les applications mobiles

Kantree est disponible sur Android (version 5.0 et plus) et bientôt sur iOS. Il est aussi accessible depuis n’importe quel navigateur mobile.

Kantree est entièrement “responsive”, et vous permet d’utiliser toutes ses fonctionnalités de la meilleure manière possible.

android-app

Nous supportons un mode hors-connexion basique. Vous pouvez accéder aux projets que vous avez auparavant ouverts alors que vous étiez connectés, et ajouter de nouvelles cartes et commentaires, qui seront alors synchronisés une fois la connexion revenue.

Nous contacter

Demandez de l’aide à notre équipe, envoyez vos remarques et suggérez de nouvelles fonctionnalités sur kantree.uservoice.com.

Suivez-nous sur @kantreeapp pour vous tenir informer de nos développements. Jetez un oeil et contribuer à la roadmap de Kantree sur le tableau public: dev.kantree.io.

Et n’hésitez pas à nous écrire directement à team@kantree.io