Organiser votre projet

Ce guide vous aidera à organiser vos projets, sans s’attarder sur l’édition de carte.

Vous trouverez des infos sur l’édition de carte dans cet autre guide.

Groupes

Dans Kantree, les cartes d’un projet sont organisées dans des groupes.

Les groupes peuvent venir des contextes de projet ou des attributs de groupe.

Les nouveau projets sont créés avec 3 catégories de groupe prédéfinies : Listes et Jalons venant des contextes et Libellés venant des attributs.

Vous pouvez créer vos prores contextes de projet et attributs de type groupe pour gérr vos cartes dans plus dimensions, comme des epics, des composants, des releases, des versions, des départements, des priorités…

Les groupes (même ceux venant des attributs de groupe) peuvent être organisés indépendamment des cartes, et ils ont leurs propres options.

Options de groupe

Vous pouvez personnaliser chaque groupe pour qu’il s’adapte à votre projet: nom, couleur, comportements…

Accédez aux paramètres des groupes à partir du bouton roue dentée dans l’en-tête des groupes.

group options

Le premier onglet est dédié aux actions comme archiver, supprimer ou quelques actions sur les cartes de ce groupe comme archiver toutes les cartes. Une de ces actions est Trier par et nous expliquerons cette action dans une prochaine section.

Vous pouvez aussi donner le même attribut à toutes les cartes du groupe à la fois.

batch editing

Le second onglet regroupe les options d’apparence.

group appearance tab

Vous pouvez ajouter une description, une icone et changer la couleur. Vous pouvez Afficher l'indicateur de flux (regardez le fond de l’entête du groupe dans la prochaine capture d’écran).

flow indicator

Vous pouvez choisir de toujours afficher la description et l'icone ou de les cacher si jamais il y a au moins une carte dans le groupe.

always show description

Enfin, Vous pouvez masquer le bouton ajoutez une carte. Attention cela n’interdit pas la création de carte dans ce groupe, mais indique à tous les membres du projet qu’il n’est pas souhaitable de le créer directement ici.

disable card creation

Dans le prochain onglet, vous trouverez les Règles.

Vous pouvez ajouter une limite souple au nombre maximum de cartes autorisé dans ce group, si la limite est dépassée, une alerte rouge apparaitra dans l’entête du groupe.

WIP limit

Vous pouvez définir un état pour chaque carte créée dans ce groupe (liaison faible entre état de carte et groupe)

Vous pouvez aussi définir un modèle de carte pour chaque carte qui sera créée dans ce groupe.

group-options-advanced

Quand vous définissez un état pour un groupe, cela changera l'état de toutes les futures cartes que vous déplacerez dans ce groupe. Une fenêtre vous demandera si vous souhaitez changer l'état des cartes contenues dans ce groupe. Ce groupe apparaitra aussi dans le menu de sélection d'état pour les cartes.

Vous pouvez aussi modifier les permissions de vos rôles pour ce groupe. Vous trouverez plus d’informations dans le guide sur les roles et les permissions.

Dans l’onglet suivant vous pouvez définir des actions automatiques.

auto actions list

Il y a deux types d’actions automatiques :

  • Définir un attribut de carte
  • Ajouter à un groupe

Choisissez -en une définissez une valeur.

auto actions menu

Ainsi, quand vous créez ou déposez une carte dans ce groupe, Les attributs et groupes de cartes sont automatiquement définis en fonction de vos actions automatiques.

auto actions

Si une action automatique est configurée sur le groupe, une petite astérisque apparaitre à côté du nom du groupe dans son entête.

automated action icon

Le dernier onglet vous permet de définir des dates de début et de fin pour votre groupe. Ces dates sont principalement utilisée dans les burndown charts (jalons, sprints).

group-options-date

Ordonner les cartes

dans chaque groupe (chaque libéllés, chaque liste, …), vous pouvez ordonner vos cartes par simple glisser-déposer.

reorder

Vous pouvez changer une carte d'un groupe à un autre par simple glisser-déposer. move card Si le contexte ou l'attribut de groupe est configuré pour accepter qu'une carte soit dans plus d'un groupe à la fois, appuyez sur ctrl quand vous déplacer la carte et vous pourrez l'ajouter dans un nouveau groupe sans la supprimer de l'ancien groupe.

Dans les options de groupe (voir plus haut), vous pouvez aussi definir un paramètre Trier par.

order by menu

Le tri par glisser-déposer est activé par l’option Tri manuel. Les cartes garderont toujours une trace de leur position en mode tri manuel même si vous changez de façon de trier vos cartes.

Vous pouvez trier par :

  • référence de cartes
  • titre de carte (par ordre alphabétique)
  • états des cartes, de non décidé à fermé.
  • nombre de sous-cartes
  • date de création
  • date de dernière modification

Les attributs de carte peuvent aussi être utilisés pour trier vos cartes :

  • dates
  • champ texte
  • nombre (utile pour trier par Story point)
  • bouton j’aime/j’aime pas (utile pour trier par vote)
  • email
  • taille
  • lien
  • téléphone
  • adresse
  • nom d’utilisateur skype
  • temps

L’option inverser vous permet de faire le tri dans l’ordre inverse.

Si l’option de tri est autre que tri manuel, une petite icon cliquable apparaitra dans l’entête du groupe.

sorting icon

Hiérarchie

Les cartes peuvent être organisées hiérarchiquement.

Ajoutez des sous-cartes à une carte dans l’onglet Sous-cartes des cartes. Les sous-cartes sont des cartes à part entière !

sub-cards

Depuis cette liste, les sous-cartes peuvent être renommées, marquées comme terminées ou ouvertes dans leur propre fenêtre.

Pour organiser les sous-cartes en utilisant les groupes, cliquez sur le bouton Créer tableau dans l’entête de la carte.

Cela crée un nouveau niveau dans la hiérarchie du projet. Vous pouvez créer autant de niveau que vous le souhaitez.

Dans votre sous-tableau, vous avez accès à tous les outils de projets (contextes, filtres, visual tools, vues sauvegardées…). Vous pouvez déplacer les sous-cartes dans le tableau Kanban par exemple.

Vous pouvez naviguer rapidement dans la hierarchie de cartes:

  • vers le bas: cliquez sur le bouton tableau dans la vignette de carte (visible au survol), ou dans l’entête de la carte

  • vers le haut: avec le fil d’ariane dans le titre des tableaux

  • par le panneau de navigation hierarchique: cliquez l’icone de hierarchie en bas à gauche de l’écran pour afficher et parcourir la hiérarchie de carte dans le projet

navigation

Vous pouvez aussi ouvrir la carte parente du niveau en cliquant sur son nom dans la vue d’un projet.

Vous pouvez épingler un niveau de hiérarchie sur votre tableau de bord personnel pour ensuite y accéder plus rapidement sans avoir à parcourir les cartes du projet. Cliquez sur le titre du projet et ensuite sur Epingler au le tableau de bord.

Relation entre les cartes

Vous avez plusieurs manières de lier des cartes ensemble.

Liens de carte

Vous pouvez utiliser les liens de carte pour manipuler les cartes en dehors de leur contexte.

Par exemple, vous pouvez organiser quelques liens de cartes vers des cartes racines de projet, et afficher ainsi leur progrès relatif. Un autre exemple et de faire un lien vers une sous-carte du projet pour la rendre plus visible.

Les liens de carte ont un icone special sur leur vignette pour bien les différencier.

card-links-tile

Pour ajouter un nouveau lien de carte, utiliser le bouton + de n’importe quel groupe et cliquer sur créer un lien vers une carte existante.

card-links-add

Maintenant, vous pouvez sélectionner la carte cible.

Soyez attentif sur votre choix entre carte miroir ou lien de carte.

Une carte miroir vous donne un accès complet à la carte cible dans votre projet, sans être vraiment cette carte cible, c’est une incarnation de la carte cible dans votre projet. La carte mirroir a sa propre référence dans votre projet.

card mirror

Le menu ouvert dans la capture d’écran ci-dessus, vous aidera à gérer la carte miroir, mais n’affectera pas la carte cible dans son projet.

Cependant si vous faites un changement sur la vue de carte, cela n’affectera que la carte cible et pas la carte miroir.

Un lien de carte est lien faible, la nouvelle carte créée a ses propres attributs et quand vous ouvrez la vue de la carte, c’est bien le nouveau lien que vous voyez et non la cible du lien.

Vous ne pouvez pas changer le nom d'un lien de carte ou d'une carte miroir (c'est le même que la carte cible) et si la carte cible est supprimée, votre lien apparait comme cassé et vous ne pouvez plus ouvrir la carte.

Pour l’instant, une carte cible d’un lien n’a aucune idée qu’elle est source de lien ailleurs.

Attribut: relation de carte

L’attribut relation de carte vous laisse sélectionner n’importe quelle carte de n’importe quel projet de votre organisation. Cela créera un lien unidirectionnel avec la carte sélectionnée.

card relationship

Si vous voulez que la carte sélectionnée sache qu’elle a été selectionnée quelque part dans un attribut relation de carte, elle doit avoir accès à exactement le même attribut relation de carte.

bidirectional relationship

Dans un même projet, cela est facile à mettre en place (soit l’attribut relation de carte est dans la collection d’attributs partagés par toutes les cartes du projet, soit les deux cartes partagent exactement le même modèle de carte et donc le même attribut).

Si vous voulez mettre en place des relations bidirectionnelle entre des cartes de différents projets d’une même organisation, soit l’attribut relation de carte appartient à la collection d’attributs partagés par toutes les cartes de tous les projets de l’organisation, ou alors les 2 cartes ont le même modèle de carte activé dans leur deux projets et qui contient le-dit attribut relation de carte.

La relation de carte apparait dans la vignette de carte comme un libellé avec une référence à la carte sélectionnée.

displayed in tile

Attribut: tableau comme source de données

L’attribut tableau comme source de données vous permet de faire référence à une carte d’un autre tableau. L’exemple le plus simple est un projet dans lequel les cartes représentent des contacts, et un autre projet de process de vente dans lequel les cartes (representant des contrats potentiels) peuvent selectionner une carte Contact. Ainsi le premier projet agit comme source de données du second projet.

Il faudra d’abord sélectionner quel est le tableau agissant comme source de données depuis les options de l’attribut.

select a project

Ensuite vous pourrez sélectionner une carte parmi toutes les cartes de ce projet.

select card

Vous ne pouvez selectionner qu’une carte. Le projet qui sert de source de données doit être dans la même organisation que votre projet.

Limitation actuelle: les cartes dans le projet source de données, ne sont pas conscientes d’avoir été sélectionnées dans un autre projet via un attribut carte

Déplacer/copier des cartes

Les cartes peuvent être déplacées/copiées dans un autre projet ou à l’interieur d’un projet.

Vous pouvez déplacer/copier des cartes faisant un clic droit sur elles, ou par le menu d’action des cartes. Vous n’aurez qu’à choisir la destination.

Si une carte/projet est déplacé(e)/copié(e) dans une autre orga, les groupes et les modèles qui lui sont associés seront copiés dans la nouvelle organisation. Si une carte/projet est déplacé(e)/copié(e) dans un autre projet de la même organisation, les groupes et les modèles qui lui sont associés seront activés dans le nouveau projet.

Filtrer les cartes

Vous pouvez filtrer les cartes d’un tableau pour ne faire apparaître que les cartes qui vous intéressent.

filter

Donnez des mots dans le champs de texte pour chercher filtrer les titres des cartes. Vous avez aussi plusieurs options dans le menu de filtre pour créer des recherches plus précises.

Kantree possède un langage de requête perfomant appelé KQL (Kantree Query Language). Il vous permet de faire des recherches très précises dans votre projet. Apprenez en plus sur le KQL.

Vous pouvez aussi afficher/masquer les cartes et groupes archivées, ou aplanir la hiérarchie de cartes (chaque carte et sous-carte apparaitra dans le même tableau)

Quand vous activez Inclure tous les descendants, vous ne pourrez plus réorganiser librement les cartes dans les groupes.

Dans les modes de vue Kanban et Tableur, Le nombre de cartes filtrées est affiché dans l’en-tête des groupes.

matching card number

Vous apprendrez plus tard comment sauvegarder un filtre pour les ré-utiliser simplement.

Une fois les résultats affichés, vous aurez accès à des actions de lots comme archiver ou définir les attributs, qui seront appliqués à toutes les cartes filtrées.

batch editing with search

Archives

Kantree vous donne la possibilité d’archiver des groupes et des cartes plutôt que de les supprimer. Les cartes et les groupes archivés seront visible si vous activez l’option dans le menu de filtres.

Les éléments archivés peuvent être soit restaurés soit supprimés

Archiver une carte

Vous pouvez archiver une carte en faisant un clic droit dessus ou par son menu d’action.

Archiver un group

Vous pouvez archiver un groupe (ou juste les cartes qu’il contient) en passant par son menu de paramètres.

Visualize archived cards and groups

Vous pouvez visualiser les cartes et groupes archivés en cliquant inclure les cartes archivées dans le menu de filtre.

Archiver un projet

Les projets peuvent être archivés (par les administrateurs) à partir de la page d’organisation en cliquant sur le bouton Archiver ce projet.

archive-project

Les projets archivés peuvent être affichés dans votre page d’organisation en cliquant “Voir les archives”

Les cartes épinglées

Toutes les cartes (les projets aussi) peuvent être épinglées : elles apparaissent ensuite en haut du tableau de bord et sur le menu de projets.

Pour épingler une carte, cliquez sur Epingler au tableau de bord dans le menu d’action de la carte.

pinned-card

Outils de Tableau

Les outils de Tableau vous permettent de gérer vos cartes et vos groupes directement (principalement en utilisant le cliquer-déposer).

Vous trouverez un tableau Kanban et un Tableur.

Chacun de ces deux modes a ses cas d’usage spécifiques.

Vous pouvez passer de l’un à l’autre dans le menu à droite des filtres quand vous avez sélectionné l’outil de tableau.

board tool switch

Kanban

Le Kanban est la vue par défaut de votre projet.

kanban

Les vignettes sont les cartes, les colonnes sont les groupes (ou des groupes générés dynamiquement à partir d’attributs - comme les membres).

Vous pouvez organiser vos cartes dans un workflow assez facilement et bouger vos cartes entre les groupes.

Swimlanes : une fonctionnalité particulière du Kanban

Dans la vue Kanban, vous pouvez choisir un seconde manière de grouper vos cartes dans le menu groupé par.

select swimlanes

Des swimlanes apparaitront alors.

swimlanes

En mode swimlanes, vous pourrez :

  • réordonner vos lignes et vos colonnes en les faisant glisser (si celles-ci représentent des groupes ou des attributs qui peuvent être réordonnés)
  • déplacer vos cartes d’une colonne ou d’une ligne à une autre, pour leur donner rapidement un groupe ou un attribut.
  • cacher vos colonnes et lignes pour ne voir que celles quivous intéressent
  • créer des cartes à n’importe quelle intersection du tableau

Pour l’instant, les cartes dans les swimlanes ne peuvent pas être réordonnées librement dans leur cellule. Par défaut, elles sont organisées par référence de carte, mais cela peut être changé dans les paramètres des colonnes.

Vous ne pouvez pas choisir la même manière de grouper vos cartes pour vos lignes et vos colonnes (à part l’élément Rien). Si vous voulez revenir à un Kanban simple (sans swimlanes), choisissez l’élément Rien pour vos swimlanes.

Tableur

Dans le Tableur, chaque carte est une ligne.

table

Les colonnes representent des attributs. Clique sur une cellule pour éditer directement l’attribut.

edit attribute on table

Si vous voulez afficher/masquer des colonnes, cliquez sur la petite flèche dans le titre des colonnes. Vous pouvez aussi renommer ou supprimer l’attribut à partir de ce menu. Supprimer une colonne, c’est comme supprimer un attribut depuis une carte, toutes les données qui lui sont associés seront perdues.

column settings

Vous pouvez ajouter de nouvelles colonnes d’attribut depuis le tableau, ce nouvel attribut sera disponible pour toutes les cartes du projet.

add new columns

Enfin, vous pouvez réordonner les colonnes en faisant glisser leurs en-têtes à la place que vous souhaitez.

Outils de planning

Les outils de planning vous aident à gérer les dates de vos cartes.

Vous trouverez une Timeline et un Calendrier.

Changer entre les deux par ce menu :

planning tool switch

Timeline

La Timeline vous permet d’éditer les attributs de type date de vos cartes très facilement.

timeline view

  1. Sélectionner l’attribut date que vous voulez utiliser

  2. Sélectionner un groupé par et un filtre

  3. Sélectionner un mode, normal vous montre chaque carte dans leur groupe (même celes qui n’ont pas de dates définies), alors que compact réarrange intelligemment les cartes dans la timeline à partir de leur date de début et de fin. Il va essayer d’utiliser le moins de lignes possibles pour afficher les cartes. Ce mode est très pratique si vous voulez savoir combien de cartes de ce groupe sont programmées en même temps. compact mode

  4. Sélectionner la période que vous voulez voir à l’écran, vous pouvez la sélectionner aussi grande que possible. La grille de la timline se redimmensionne intelligemment en fonction de cette période. date range selector

  5. Téléchargez la timeline sous format d’image ou obtenez le lien iCalendar

  6. Les cartes sont groupées par le groupé par sélectionné.

  7. Cliquez sur une carte (dans le panneau latéral ou la timeline) pour l’ouvrir.

  8. Faites glisser la carte sur la timeline pour changer sa période. Faite glisser sa bordure gauche ou droite pour augmenter ou diminuer la période. Si vous diminuez la carte jusqu’a ce qu’elle disparaissent, cela supprimera la période.

  9. Pour ajouter une periode a une carte qui n’en a pas, cliquer et faites glisser la carte (en mode normal).

Calendrier

Le calendrier présente les cartes dans un agenda similaire à ceux de Outlook ou Google.

Toutes les dates de tous les attributs de vos cartes sont affichées sur le même calendrier.

calendar

  1. Le panneau non planifié, rassemble toutes les cartes sans dates, dans aucun de leur attributs de type date. Vous pouvez faire glisser la carte sur un jour du calendrier et cela ajoutera cette date pour son premier attribut de type date (si la carte en a plusieurs, seul le premier servira).

  2. Choisissez entre une vue par mois ou par semaine

  3. Vous pouvez déplacer des cartes dans le calendrier pour changer leur date.

  4. Obtenez le flux iCalendar pour ajouter votre projet dans votre outil de planning préféré comme outlook ou google calendar

Vous pouvez également filtrer les cartes.

Journal d’activité

Le journal vous permet de voir toutes les activités de votre projet. Vous pouvez sélectionner une periode, des membres ou un type d'activité pour filtre le journal et obtenir exactement les informations recherchées.

Journal

C’est la vue parfaite pour synchroniser votre travail régulièrement avec votre équipe.

Vous pouvez exportez votre journal au format CSV.

Aperçu des logs

L’outil Logs vous donne un aperçu de tous les logs attachés à des cartes, avec la possibilité de filtre par période et par type de logs

Logs view

Vous pouvez exportez vos logs au format CSV.

Plus d’info sur le guide sur les logs.

Gérer les formulaires

En utilisant notre générateur de formulaire, vous pouvez fournir un formulaire public à des personnes extérieures au projet.

Chaque fois que formulaire est envoyé, une carte sera créée dans votre projet, dans le groupe défini, avec ses attributs déjà remplis.

Plus d’info dans le guide sur les formulaires.

Form generator